Comment la validation des adresses aide à rationaliser les expéditions internationales et à raccourcir les délais de livraison

Expédition internationale et automatisation

Les entreprises britanniques utilisant l’expédition internationale Royal Mail doivent se conformer à de nombreuses réglementations douanières et formats d’adresse, transférer les données d’adresse et remplir la documentation nécessaire, ce qui fait de l’expédition internationale un défi.

Le guide d’expédition international de Royal Mail1 répertorie le format approprié pour plus de 40 pays, mais ils expédient dans plus de 240 pays. Certains pays, comme l’Allemagne, ont des règles strictes sur le format de l’adresse. Par exemple, c’est l’un des rares cas où vous devez mettre le numéro de la maison après le nom de la rue et le code postal avant la ville. De plus, la ville doit être en majuscules.

Aux Pays-Bas, vous devez avoir un double espace entre le code postal et la ville. Si vous n’utilisez pas le bon format, votre colis vous sera renvoyé sans tentative de livraison, même s’il est clair où le colis doit aller. Certains pays sont un peu plus indulgents, mais d’autres sont encore plus stricts.

Chaque pays a ses propres normes pour adresser votre colis. Ces normes sont le résultat des systèmes automatisés et des différences entre les logiciels de traitement du courrier en nombre et les trieurs. Si l’adresse est mal formatée, la machine ne peut pas la lire. Le courrier qui ne peut pas être lu par la machine doit être trié à la main, ce qui prend du temps et de l’argent, et ralentit également le processus.

Avec une automatisation accrue, de nombreux pays deviennent plus stricts quant au refus de livrer des colis qui ne respectent pas les règles. Lorsque vous ajoutez le facteur de transfert d’adresses d’un système de base de données à un autre qui nécessite un format d’adresse différent, les risques d’erreur et de rejet de votre paquet augmentent de façon exponentielle. Au mieux, votre colis sera retardé ; au pire, il pourrait ne pas arriver du tout.

Cela soulève la question : que devez-vous faire si vous envisagez d’augmenter votre portée mondiale et que vous souhaitez maintenir la réputation de votre marque pour délais de livraison respectés?

La qualité des données et les défis du transport maritime international depuis le Royaume-Uni

Le premier goulet d’étranglement qui pourrait retarder l’acheminement de votre colis est celui de la qualité des données et de la gestion des données en ce qui concerne les logiciels de traitement du courrier. Le besoin d’exactitude et de formatage correct soulève des questions lors de l’expédition vers des pays qui utilisent des formats différents pour les adresses :

  • Utilisez-vous le format du pays d’où vous expédiez et risquez-vous d’être rejeté par le pays destinataire ?
  • Utilisez-vous le format du pays de réception et risquez-vous d’être rejeté par votre service postal local ?

Prendre la mauvaise décision pourrait signifier des livraisons perdues ou retardées. L’expédition internationale depuis le Royaume-Uni par Royal Mail peut prendre de trois jours à deux semaines, et c’est si tout se passe bien. Un retard pourrait doubler ce délai ou entraîner un échec complet de la livraison.

Les réglementations et les directives pour l’envoi de Royal Mail à l’international font 48 pages, ce qui rend encore plus difficile tout ce qui est correct. Supposons que votre adresse de livraison ne soit pas formatée correctement car la base de données d’expédition de réception utilise un format d’adresse différent. Il devra être expédié à votre adresse de retour et il se peut qu’il ne vous revienne pas si les deux réglementations et formats ne correspondent pas.

Pour les colis urgents, cela peut créer des retours, des annulations et des clients mécontents. Si vous n’avez pas donné la bonne adresse au service de livraison, la plupart vous factureront des frais de correction d’adresse. Ces coûts s’additionnent; la plupart des entreprises les considèrent simplement comme une dépense régulière. Dans le monde concurrentiel d’aujourd’hui, il est essentiel de s’assurer qu’un colis est livré avec succès la première fois. Cela vous permet non seulement d’économiser sur les frais de correction d’adresse, mais également de satisfaire vos clients et de vous donner un avantage concurrentiel.

Client vérifiant l'adresse sur les documents du chauffeur-livreur

Différents systèmes de noms de district

La validation des adresses internationales comporte plusieurs composants qui doivent être synchronisés. La première est que certains pays, comme les États-Unis, ont des frontières claires qu’ils appellent des « États ». Cela facilite les choses en ce qui concerne les adresses. D’autres pays ont des territoires ou des zones régionales moins clairement définis. Les pays peuvent appeler leurs divisions géographiques « provinces » ou « zones administratives ». Ton service de validation d’adresse doit être en mesure de concilier ces différences pour acheminer le colis vers la bonne zone géographique.

Caractères latins et non latins

Explorons maintenant un autre défi de qualité et de cohérence des données. Une grande partie du monde utilise des caractères latins, mais pas tout. Il s’agit d’un défi majeur pour validation d’adresse. L’adresse de l’expéditeur peut utiliser des caractères latins, mais la base de données de réception peut être écrite en chinois ou en arabe. Les bases de données contournent ce problème en utilisant des caractères ASCII ou Unicode, mais elles ont besoin d’un logiciel capable de convertir et de traduire les caractères dans ce format.

Défis de l’expédition vers les pays en développement et les régions éloignées

En tant que propriétaire d’entreprise, la principale chose que vous voulez savoir est si les données d’adresse sont valides et livrables, quel que soit leur emplacement dans le monde. Malheureusement, tous les services postaux locaux n’ont pas de résolution d’adresse jusqu’au point de livraison. Cela signifie que vous ne pouvez pas simplement les contacter pour voir si une adresse est correcte et livrable.

Certains services postaux ont des informations sur les points de livraison jusqu’à la maison, l’appartement ou l’adresse professionnelle exacte. Certains ne l’ont qu’au niveau de la rue, et d’autres ne l’ont qu’au niveau de la communauté. Cela signifie que, dans certains cas, le service postal peut uniquement vous dire si le quartier ou la petite ville existe, mais ne peut pas confirmer si une rue ou une adresse particulière existe. Cela est particulièrement vrai dans les pays en développement et les régions éloignées.

Vous vous demandez peut-être comment le service postal peut livrer un colis s’il ne sait même pas si la rue existe. La réponse est qu’ils comptent sur des employés postaux qui savent personnellement où prendre le colis, même si le service postal local n’a pas de trace de cette adresse. Cela devient difficile dans un système qui devient de plus en plus axé sur les données.
Que deviennent les colis non livrables ?

Royal Mail essaie de renvoyer les colis non livrables à l’expéditeur dans la mesure du possible, mais si cela n’est pas possible, le colis est pris dans les limbes. Il ne peut pas être livré au destinataire d’origine et il ne peut pas être renvoyé à l’expéditeur. Selon la BBC, 20 millions d’envois par an, représentant plus d’un million de livres de revenus postaux, ne peuvent pas être retournés à l’expéditeur. Les entreprises sont confrontées à la nécessité de rembourser ou de remplacer des articles à leurs propres frais sans pouvoir récupérer la livraison d’origine. Il est facile de voir comment les pertes dues à des données d’adresse de mauvaise qualité s’additionnent.

La bonne nouvelle est qu’il existe un logiciel mondial de validation des adresses qui peut aider les entreprises à naviguer dans le monde complexe de l’expédition internationale Royal Mail.

Experian Address Validation est une solution facile à intégrer et conviviale qui aide les entreprises à naviguer dans les complexités de l’expédition internationale de plusieurs manières :

  • Validez vos données par rapport à des sources postales officielles faisant autorité pour confirmer qu’une adresse existe et est livrable
  • Formater correctement les adresses internationales conformément aux réglementations postales locales
  • Corriger les erreurs commises au point d’entrée
  • Compléter les informations d’adresse manquantes
  • Prise en charge des jeux de caractères non latins
  • Fonctionne dans 245 pays et territoires, en temps réel pour garantir que seules des données précises entrent dans votre système du premier coup, à chaque fois
  • De plus, enrichissez vos adresses avec géolocalisation et les données de propriété pour une plus grande précision de localisation et une délivrabilité

Solutions de validation des données

Experian propose des solutions de validation des données qui peuvent vous aider à améliorer l’efficacité des expéditions internationales et à éviter les dépenses associées aux échecs de livraison.

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Dans un monde parfait, il y aurait une façon normalisée à l’échelle internationale d’adresser les colis. Heureusement, Experian Address Validation est là pour vous aider. Avec une disponibilité du service garantie à 99,5 %, une technologie moderne sécurisée basée sur le cloud et un support client 24h/24 et 7j/7, notre solution peut réduire les coûts opérationnels inutiles dus aux problèmes de gestion des données liés à l’expédition internationale. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez Nous contacter pour démarrer une conversation.


Sources

[1] Comment écrire des adresses pour 40 paysCourrier Royal

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