Une adresse correcte est une information essentielle, car elle est utilisée à des fins opérationnelles (livraison aux clients), pour l’analyse (où sont mes clients), pour l’application de la réglementation (gestion des demandes d’accès au sujet) et bien plus encore (par exemple, correspondance avec sources externes pour les contrôles d’identité, les scores d’abordabilité, la récupération d’informations sur les risques d’inondation, les données démographiques et bien plus encore).
Qu’est-ce que le PAF ?
PAF signifie Postcode Address File. Il s’agit d’une base de données gérée par Royal Mail qui contient une description précise des bâtiments et des instructions de livraison pour les facteurs et les compagnies maritimes. Il s’agit de la source d’informations d’adresse faisant autorité au Royaume-Uni. Royal Mail est mandaté par la loi pour conserver les données et les tenir à jour. La base de données contient les points de distribution postale pour les codes postaux au Royaume-Uni. Au dernier décompte, la base de données PAF contenait plus de 33 millions d’adresses Royal Mail. Il contient également 1,8 million de codes postaux. Il existe des sources supplémentaires qui complètent le PAF pour aider à fournir une approche plus stratégique pour aborder la gestion de la qualité, comme les résidences multiples et les données non encore construites.
Le PAF est un enregistrement officiel des adresses et est disponible pour les utilisateurs et les entreprises des organisations caritatives ou d’intérêt communautaire. Il est disponible dans des formats qui incluent le téléchargement FTP et le disque compact. Royal Mail doit le rendre disponible à un coût raisonnable.
Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous pensez peut-être qu’il vaut la peine d’obtenir une copie de la base de données PAF pour vos efforts de marketing et vos adresses de livraison. L’un des problèmes est sa taille – vous avez besoin des moyens d’interroger, de manipuler et de stocker les données. Avec autant d’enregistrements, c’est une tâche ardue.
Un autre problème avec cela est que de nouvelles propriétés sont construites, les classifications des bâtiments changent (par exemple, les bureaux d’entreprise sont convertis en appartements résidentiels – en particulier depuis COVID) et cela entraîne de nombreux changements dans les données PAF. Dès que vous achetez le PAF, il est obsolète. Le but du PAF n’est pas de donner aux entreprises extérieures les adresses dont elles ont besoin, mais d’assurer une livraison rapide et efficace du courrier. Le fichier a une structure spécifique avec des sections qui représentent :
- Nom de l’organisme
- Nom du département
- Nom du sous-bâtiment
- Nom du bâtiment
- Numéro du bâtiment
- Nom de la voie dépendante
- Descripteur de voie dépendante
- Nom de l’artère
- Descripteur de voie
- Double localité dépendante
- Localité dépendante
- Ville postale
- Code postal
- Boîte postale
- British Forces Post Office (BFPO) – que PAF ne contient pas, mais Experian intègre les données de référence que nous utilisons, pour les clients qui le souhaitent dans leur « format de présentation de l’adresse »
Chacun de ces éléments est limité à un certain nombre de caractères. Les groupes de bureaux autorisent souvent le PAF pour une utilisation à l’intérieur et à l’extérieur de leurs organisations. Ces organisations peuvent inclure des centres d’appels agréés, des bureaux, des groupes de courtiers et d’autres qui ont besoin de ces informations. Certaines entreprises l’utilisent également pour rechercher des adresses sur la page de commande de leur site Web.
Royal Mail comprend que la base de données contient des erreurs et dispose d’une procédure pour soumettre les erreurs et les faire corriger. Tous les bâtiments ne seront pas répertoriés, comme ceux récemment construits et non encore répertoriés sur le PAF. Un fichier de données d’alias est disponible. Il contient les enregistrements qui ont été modifiés par le public, les changements de nom de route et les changements de nom de point de livraison qui peuvent se produire lorsqu’une entreprise déménage et qu’une autre emménage.
Si une adresse n’est pas répertoriée sur le PAF, ou si les informations ne sont pas correctement répertoriées sur le PAF, le courrier ne peut pas être livré à l’adresse et vous pourriez avoir des problèmes comme le transfert des utilitaires et des adresses de compte. C’est au propriétaire de décider s’il y a un changement de nom de propriété, de nom de rue, si la propriété est divisée en deux logements ou si l’une des informations n’est pas correcte.
Le problème est que de nombreux propriétaires d’immeubles ne savent pas qu’ils doivent le faire si la propriété change. Un exemple de ceci est si une usine de fabrication ferme et est transférée à une autre entreprise.
Vous pouvez voir à quel point il est facile d’avoir des fichiers d’adresses de code postal incorrects. Si vous essayez d’expédier à une adresse qui n’est pas répertoriée ou qui contient des informations incorrectes dans le fichier PAF, il peut vous être renvoyé comme non livrable ou comme « pas d’adresse de ce type ».
Prêt à voir les avantages d’adopter une stratégie de qualité des données de contact ?
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Coût de la mauvaise qualité des données
Une adresse correcte est une donnée de grande valeur qui signifie la possibilité d’expédier des produits, d’envoyer des factures et d’envoyer du matériel marketing. Le PAF peut être un outil utile pour vérifier les adresses dans votre base de données. Peut-être que lorsque le client remplissait les informations pour passer une commande, il a mal tapé une lettre ou oublié de mettre un numéro d’appartement. Un logiciel qui vérifie les données par rapport au PAF peut aider à repérer ces erreurs et à les corriger afin que les colis puissent être livrés avec précision.
Les entreprises peuvent également utiliser les informations PAF en gérant des bases de données car les adresses sont dans un format standardisé. Cela facilite l’interrogation et le transfert entre d’autres bases de données et logiciels. Les entreprises de transport utilisent le PAF pour trouver la région spécifique où se trouve une adresse à des fins de planification d’itinéraire.
Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont les entreprises utilisent le PAF pour améliorer leurs opérations commerciales.
Cependant, des informations d’adresse inexactes ont un coût réel pour votre entreprise. Cela signifie devoir réexpédier des produits, émettre des remboursements et traiter avec des clients mécontents. Cela peut également signifier des frais cachés, tels que ceux facturés par les transporteurs pour les corrections d’adresse. Dans notre Rapport de recherche sur la gestion des données mondiales 202289 % affirment que les données de contact sont devenues plus importantes que jamais pour atteindre leurs clients pendant la pandémie et maintenant.
Au fur et à mesure que davantage de données sont collectées à partir de différentes sources, la quantité inexacte de données est certaine d’augmenter. Cela fait des investissements dans la qualité des données un excellent choix.
Comme vous pouvez le constater, l’impossibilité de résoudre une adresse postale correcte dans la base de données PAF peut avoir un impact sur votre entreprise. Tyrolienne est un partenaire historique d’Experian, nous ayant confié la gestion de la qualité de leurs données d’adresses pendant de nombreuses années. ils ont augmenté de 5 % les taux de livraison à la première livraison grâce à la technologie de validation d’adresse d’Experian basée sur les données de localisation.
Les solutions de nettoyage de fichiers PAF réduisent les pertes
Il est essentiel de tenir à jour vos données d’adresse et de les aligner sur le fichier PAF. La base de données PAF continue de croître. Garder une trace des modifications de plus de 33 millions de fichiers au total peut être intimidant. Le fichier d’adresses des codes postaux est mis à jour et modifié jusqu’à 5 000 fois par jour. Cela représente potentiellement plus de 35 000 mises à jour chaque semaine. Avec autant de changements, comment faites-vous pour suivre le rythme et vous assurer d’avoir des informations exactes ?
La solution est dans validation d’adresse pour vos données d’adresse contre le fichier PAF, comme celles proposées par Experian. Ces services comparent votre base d’adresses avec le PAF et disposent de mises à jour automatiques. Le nettoyage des données corrige également les fautes d’orthographe ou les erreurs. Cela peut aider à combler les éléments manquants et à normaliser les données pour un transfert plus facile entre différentes plateformes. Cela peut vous aider à gagner du temps et de l’argent en réduisant les livraisons manquées et en protégeant la confiance des clients dans votre entreprise.
Le coût des pauvres qualité des données n’est pas une question de savoir si vous pouvez vous permettre des solutions fiables, c’est une question de savoir si vous pouvez vous permettre de ne pas les avoir en place. Contactez-nous si vous souhaitez appliquer les services de validation d’adresses à votre entreprise.
