Le 24 septembre, le groupe de travail sur la sécurité de la main-d’œuvre fédérale a publié des directives très attendues concernant les protocoles de sécurité COVID-19 des entrepreneurs fédéraux, respectant la date limite fixée par le président Biden dans son décret du 9 septembre exigeant la vaccination des entrepreneurs fédéraux.
Le décret a introduit une clause contractuelle, défini les contrats couverts, fixé des délais et promis des orientations supplémentaires pour clarifier les questions de conformité. Maintenant que le groupe de travail a publié les directives, voici un examen plus approfondi des points clés :
- Date limite de vaccination: Les employés des entrepreneurs et sous-traitants couverts doivent être complètement vaccinés contre le COVID-19 (défini comme deux semaines après la deuxième dose) d’ici le 8 décembre 2021.
- Employés couverts: Le mandat couvre tout employé à temps plein ou à temps partiel d’un entrepreneur couvert travaillant sur ou en relation avec un contrat couvert ou travaillant sur un lieu de travail d’entrepreneur couvert. Cela inclut les employés des entrepreneurs couverts qui ne travaillent pas eux-mêmes sur ou en relation avec un contrat couvert.
- Travailleurs à distance: Une personne travaillant sur un contrat couvert depuis sa résidence est un employé d’un entrepreneur couvert, même s’il ne travaille jamais dans un lieu de travail d’un entrepreneur couvert ou un lieu de travail fédéral. Il n’est pas clair si les employés à distance travaillant «en relation avec» un contrat couvert, comme le personnel financier, devront se conformer au mandat de vaccination.
- Hébergement: Il n’y a pas de désactivation des tests. Les seules exemptions sont pour des raisons médicales ou religieuses. Un besoin urgent et essentiel à la mission pourrait justifier une exemption temporaire de vaccin, mais exigerait que la personne soit complètement vaccinée dans les 60 jours suivant le début du travail.
- Documentation: Une preuve officielle de vaccination, telle qu’un carnet de vaccination ou un dossier médical, est requise. Une attestation personnelle est insuffisante.
- Leadership et responsabilité: Les entrepreneurs couverts doivent désigner la personne responsable de la coordination de la mise en œuvre et du respect des orientations.
- Flux de sous-traitant vers le bas: La clause s’applique et doit s’étendre à tous les niveaux, à l’exception des contrats de sous-traitance qui concernent uniquement la fourniture de produits.
Qui est impacté ?
La large portée des décrets exécutifs de l’administration Biden pour le gouvernement fédéral, les entrepreneurs fédéraux et les entreprises commerciales de plus de 100 employés suggère que l’intention est d’obtenir des taux de vaccination maximum, par opposition à des populations ciblées ou à des circonstances.
Bien que les directives fédérales sur les entrepreneurs s’appliquent aux nouveaux contrats, extensions ou options exercés à compter du 15 octobre 2021, les agences sont fortement encouragées à incorporer la clause dans les contrats existants et les contrats qui ne sont pas couverts par le décret.
Le mandat de vaccination s’appliquera probablement à la plupart, sinon à tous les employés d’un entrepreneur couvert. Pour qu’un employé soit exempté, l’entrepreneur doit « déterminer de manière affirmative » qu’un employé couvert n’aura aucune interaction avec des employés non couverts dans les espaces communs, les toilettes, les parkings et autres installations, ce qui est difficile à déterminer et à appliquer.
Ceci est démontré par une récente communication de L3Harris, qui « exige que tous les employés basés aux États-Unis soient entièrement vaccinés contre le COVID-19 d’ici le 8 décembre », plutôt que d’essayer de segmenter la population. Boeing suit le même chemin, déclarant : « Boeing exige de ses employés basés aux États-Unis qu’ils présentent une preuve de vaccination ou qu’ils aient un aménagement raisonnable approuvé (basé sur un handicap ou une croyance religieuse sincère) d’ici le 8 décembre.
Que considérer ?
Alors que les entrepreneurs se préparent à mettre en œuvre ces directives, examinez les problèmes et questions suivants :
Vérification du statut vaccinal
- Le groupe de travail exige que les employés fournissent des dossiers médicaux, tels qu’une carte de vaccination, pour justifier le statut de vaccination.
- Les entrepreneurs peuvent avoir déjà interrogé les employés sur leur statut vaccinal en utilisant une sorte de système d’honneur ou d’attestation. Que peut-on faire si un employé a fait une déclaration mensongère et n’a pas de preuve de vaccination?
- Le dossier médical sera-t-il examiné et renvoyé, ou l’entrepreneur a-t-il l’intention de conserver le dossier médical ?
- Un système sécurisé est-il mis en place pour héberger les dossiers ?
- En vertu de la loi sur la sécurité et la santé au travail, les dossiers médicaux doivent être conservés pendant toute la durée de l’emploi plus 30 ans. Des politiques de conservation des enregistrements sont-elles mises en place pour s’adapter à cela ?
Exigences fédérales et étatiques supplémentaires
- Bien que les entrepreneurs fédéraux aient leur propre décret et groupe de travail, d’autres exigences peuvent s’appliquer à eux, telles que les directives OSHA prévues pour les employeurs de 100 employés ou plus et les exigences des États.
- Ne pas différer la conformité ; les directives de l’OSHA pourraient avoir une date limite avant le 8 décembre.
Segmentation de la main-d’œuvre
- Le groupe de travail fait obligation à l’entrepreneur de déterminer que les employés qui ne sont pas explicitement définis comme couverts dans la commande ne rencontreront jamais un employé couvert afin qu’ils ne soient pas eux-mêmes considérés comme des employés couverts. C’est difficile et probablement impossible lorsque les employés partagent le même bâtiment, le même parking ou le même campus.
- En fin de compte, les directives sont écrites pour empêcher la segmentation de la main-d’œuvre. Les entrepreneurs doivent prévoir de faire vacciner l’ensemble de leur main-d’œuvre, sauf exceptions très limitées.
Frais
- Aucune orientation n’a été fournie sur la façon dont les entrepreneurs devraient traiter les coûts associés au décret. Par conséquent, les entrepreneurs devraient suivre leurs pratiques actuelles de comptabilité analytique pour des coûts similaires.
- Du personnel et des systèmes informatiques supplémentaires peuvent être nécessaires pour suivre le statut vaccinal et mettre en œuvre d’autres exigences
- La prise de force pour les vaccins n’est pas expressément requise, cependant, les prochaines directives de l’OSHA peuvent l’exiger.
- Établissez un code de projet pour les activités liées aux vaccins afin qu’elles puissent être facilement identifiées si le gouvernement fournit des directives supplémentaires sur l’admissibilité des coûts.
- Si vous versez des indemnités de départ à des employés qui refusent de se faire vacciner, séparez ce coût comme potentiellement inadmissible.
Gestion de sous-traitance
- Former les administrateurs de sous-traitance et les acheteurs sur les exigences de flux descendant.
- Créez des plans d’urgence au cas où un sous-traitant important ne serait pas en mesure de se conformer aux exigences.
Quelle est la prochaine?
Faites attention à la norme temporaire d’urgence définie par l’OSHA qui peut avoir des exigences plus strictes à prendre en compte et à respecter en plus de celles spécifiques aux entrepreneurs fédéraux.
Jay Shafir, directeur de la consultation pour les marchés publics de RSM, a contribué.
