Les agents de l'application des forces frontalières britanniques et les agents de l'application des lois britanniques peuvent se présenter à l'improviste et demander des audits et des chèques ponctuels. Avec les bons processus et les systèmes numérisés, vous pouvez rendre votre travail et le leur très facile.
Voici comment créer des processus étanches en évitant les erreurs du droit commun de travailler à maintes reprises (sans ordre particulier):
1. Sauter les contrôles de documents originaux
Les candidats peuvent désormais prendre une photo ou une analyse de leurs documents eux-mêmes, puis les télécharger à distance sur ATS d'une entreprise (Système de suivi des candidats). Cependant, les employeurs manquent souvent que le Les documents originaux doivent être vérifiés lorsque le candidat est présent. Cette vérification peut être en personne ou par vidéo.
Si les documents ne sont pas examinés, le chèque n'est pas conforme.
Que faire à ce sujet:
- Utilisez un système numérisé qui définit rappels automatisés Pour que vous puissiez examiner les documents.
- Une fois que vous les avez examinés, Faites une note dans votre système de stockage Avec l'heure et la date de l'examen, vous avez donc la preuve dont vous avez besoin pour un audit.
2. Faire confiance à l'externalisation pour tout gérer
Les prestataires de services d'identité (IDSP) peuvent examiner le candidat des candidats à des documents pour vous, confirmant que les candidats sont ce qu'ils disent être et ont le droit de travailler.
Les employés peuvent souvent confondre cela comme une vérification suffisante. Cependant, alors que les IDSP rationalisent et automatisent les processus, le Home Office nécessite Votre entreprise pour effectuer des chèques spécifiquestels que la validation des documents et les vérifications de l'imposteur, pour assurer la pleine conformité.
Que faire à ce sujet:
Assurez-vous que vos processus internes incluent:
- Chèques d'imposteur Le premier jour de l'emploi, en personne ou par vidéo, pour confirmer que l'individu correspond à ses documents.
- Enregistrements prêts pour l'audit y compris les dates, les heures et le personnel responsable, pour satisfaire aux exigences du bureau à domicile.
Chez Experian, nous comprenons l'importance critique de l'embauche des bonnes personnes et les risques liés à la non-conformité. Avec des augmentations récentes des amendes pour l'emploi de travailleurs illégaux, jusqu'à 45 000 £ pour une première violation et 60 000 £ pour les violations répétées – il est plus crucial que jamais d'avoir un processus de dépistage de fond robuste.
Stuart Surridge, responsable des ventes spécialisées en vérification des antécédents
3. S'appuyer uniquement sur des documents numérisés
Lorsque l'équipe de recrutement prend simplement le candidat droit aux documents de travail, les copie et les envoie en RH pour être vérifiée pour la validité, il manque quelque chose de clé: Le document doit être vérifié physiquement par le recruteur initial de l'entreprise.
Les RH ne peuvent pas dire à partir d'un scan si un document est réel ou non, y compris si les fonctionnalités de sécurité sont présentes et semblent légitimes.
Que faire à ce sujet:
- Faire une partie de vos processus internes Que les équipes de recrutement vérifient tous les candidats pour la documentation du candidat pour le travail afin qu'il ne soit pas manqué.
- Équipes de recrutement de train Sur les mesures de conformité afin qu'ils sachent faire un contrôle physique de l'authenticité avant d'envoyer les documents aux RH. Assurez-vous que les nouveaux membres de l'équipe de recrutement sont formés à ce sujet dans le cadre de leur embarquement.
4. retarder les chèques jusqu'à ce qu'après le début de l'emploi
Dans certains cas, la précipitation pour obtenir une nouvelle recrue à travers la porte signifie le Le chèque RTW est laissé jusqu'à ce qu'ils travaillent déjà. Il s'agit d'une violation de la législation – la loi oblige un employé à avoir un droit valide de chèque de travail avant le début de l'emploi.
Que faire à ce sujet:
- Mettre en œuvre une politique stricte Ce droit de chèques de travail est une étape obligatoire avant d'émettre des dates de début ou des contrats.
- Utiliser un Système numérisé qui signale des chèques incomplets et empêche l'intégration de procéder jusqu'à la confirmation de la conformité.
- Régulièrement Examiner les processus de recrutement Pour s'assurer que tous les membres de l'équipe suivent l'ordre des opérations correctes.
1 Les personnes sur 100 au Royaume-Uni sont sans papiers selon un rapport de l'Université d'Oxford. Avoir une seule de ces employés pourrait coûter 45 000 £ à votre entreprise.
5. Accepter des copies de documents sur les originaux
Si l'emplacement où le candidat est vérifié ou interviewé n'a pas accès à un photocopieur ou à un scanner, il peut être tentant de demander au candidat d'apporter des copies de leurs documents avec eux (avec ou sans les originaux).
Le problème ici est qu'il y a Aucune façon de déterminer si ces copies sont authentiques. Même si le document physique semble légitime, il peut y avoir des modifications sur les copies qui ne sont pas immédiatement claires.
Que faire à ce sujet:
- Assurez-vous que c'est Politique pour examiner uniquement les documents originaux.
6. Utilisation de documents non valides pour les chèques
Imaginez ceci: le candidat se présente à l'entretien, mais tout ce qu'ils ont avec eux, c'est leur permis de conduire. Plutôt que de leur demander de revenir et de fournir les documents nécessaires, le recruteur prend le permis de conduire comme acceptable pour une vérification du droit de travail et le traite en conséquence.
Cependant, un permis de conduire est Pas un document de droit de travail valide et le chèque n'est pas valide.
Que faire à ce sujet:
- S'assurer Les recruteurs sont formés sur quels documents vérifier en fonction de la législation la plus à jour.
- Envisagez d'externaliser votre Droit à travailler des solutions. Par exemple, la solution de l'expérience propose Conseils étape par étape Chaque fois qu'un nouvel employé est recruté, y compris la documentation à vérifier. Cela permet aux recruteurs de rester conformes.
7. Ignorer les restrictions de visa pour les étudiants
Le droit de travailler les chèques pour les étudiants de l'étranger peut être difficile car leur Les visas limitent souvent le nombre d'heures dont ils sont autorisés à travailler.
Par exemple, un étudiant pourrait être autorisé à travailler 10 heures par semaine mais 20 heures le suivant, selon son horaire d'étude. Leur droit de travail peut également se terminer entièrement si leur cours se termine ou pendant certaines pauses à terme.
Que faire à ce sujet:
- Rester sur le dessus de Législation RTW concernant les étudiants et s'assurer qu'il y a un système en place pour Surveillez leurs heures de travail et leur statut de visa.
8. Ne pas maintenir une piste d'audit
Si les agents de l'application des lois UKVI visitent votre lieu de travail, ils s'attendront à ce que vous Fournir un accès clair et organisé à vos dossiers de travail au travail. Cela comprend des détails tels que les dates, les heures et le personnel impliqué dans des chèques.
C'est la clé pour la conformité législative que vous pouvez démontrer une piste d'audit complète Pour chaque droit de travail.
Que faire à ce sujet:
- Adopter un Système de stockage centralisé et sécurisé Cela garantit la cohérence dans toute votre organisation.
- Assurez-vous toutes les équipes de recrutement dans votre entreprise Suivez les mêmes processus robustes et utiliser le système de stockage centralisé.
- Gagner du temps partenariat avec un IDSP tiers qui peut vous fournir ce système.
9. Vesure des écarts de nom
Si le nom d'un candidat ne correspond pas à ses documents, cela ne signifie pas nécessairement qu'il n'est pas ce qu'ils disent être, ou même que les documents sont invalides.
Cependant, vous devez obtenir des preuves supplémentaires qui montrent ce qui a changé et quand. Par exemple, un certificat de mariage ou un sondage d'acte.
Que faire à ce sujet:
- Équipes de recrutement de train Alors ils savent quoi faire quand cela se produit et Faites-en partie de la liste de contrôle du processus de travail Il ne manque donc pas.
- Enregistrez le changement de nom et la documentation de support dans votre système de stockage pour maintenir un sentier prêt pour l'audit.
10. Ne pas réaliser que vous avez été fantôme
Les fantômes, c'est quand un candidat qui commence à travailler le premier jour est Pas la personne qui s'est présentée à l'entretien. Ceci est plus courant que vous ne le pensez – il est particulièrement répandu dans les secteurs avec un chiffre d'affaires élevé ou des effectifs peu qualifiés / occasionnels.
Que faire à ce sujet:
- Effectuer les chèques d'imposteur du premier jour Pour vérifier l'identité de l'individu, en les comparant à l'identifiant photo qu'ils ont fourni. Cela peut être fait en personne ou par vidéo. Un système fiable Cela inclut les rappels d'imposter pour s'assurer que cela ne manque pas.
- Gestionnaires d'embauche de train sur les fantômes et l'importance de faire correspondre l'individu à sa documentation.
