Mandat de vaccin de l’entrepreneur fédéral : considérations de conformité

Le décret du 9 septembre du président Biden rendant obligatoire la vaccination contre le COVID-19 pour les entrepreneurs fédéraux a introduit des questions sur la logistique et la conformité auxquelles les entrepreneurs continuent d’essayer de répondre.

Voici un examen plus approfondi des principaux problèmes qui façonnent l’effort de conformité.

Comment cela fonctionnera-t-il ?

L’arrêté introduit une clause contractuelle dans les nouveaux contrats ; de nouveaux instruments de type contractuel ; de nouvelles sollicitations de contrats ou d’instruments similaires à des contrats ; prolongations ou renouvellements de contrats existants ou d’instruments similaires à des contrats ; et des levées d’options sur des contrats existants ou des instruments assimilables à des contrats, à compter du 15 octobre 2021.

Les subventions sont exonérées ; contrats en vertu du seuil d’acquisition simplifié (actuellement 250 000 $); les employés qui travaillent en dehors des États-Unis ; et des sous-contrats uniquement pour la fourniture de produits.

Cette clause s’appliquera à tous les lieux de travail aux États-Unis dans lesquels une personne travaille sur ou en relation avec un contrat du gouvernement fédéral ou un instrument semblable à un contrat. Cependant, il n’a pas été communiqué si les employés travaillant à domicile seront touchés.

Combien de personnes sont concernées ?

La portée complète du décret et le nombre d’entrepreneurs concernés et de leurs employés ne sont toujours pas clairs. Le Conseil des services professionnels et d’autres groupes industriels attendent des directives plus claires, mais il est possible de se faire une idée générale à partir de données récentes.

Selon USAspending.gov, au cours de l’exercice 2020, plus de 247 000 contrats ont été émis au-delà du seuil d’acquisition simplifié pour des travaux effectués aux États-Unis. Il y avait environ 5 millions d’employés sous-traitants en 2020, selon Brookings. Même si nous supposons prudemment que 50 % seront affectés par la commande, cela signifie que 2,5 millions d’employés devront être suivis et en conformité.

Source : RSM US LLP ; Brooking

Comment les entrepreneurs doivent-ils se préparer?

Au fur et à mesure que les entrepreneurs établissent des processus, tenez compte des étapes suivantes et des questions associées :

1. Identifier et documenter la main-d’œuvre couverte

une. Identifiez les employés soumis à ces règles. Le texte du décret indique qu’il s’applique à ceux qui «travaillent sur ou en relation avec un contrat du gouvernement fédéral». Cependant, il n’est pas clair si cela s’applique aux employés indirects et/ou aux employés d’entreprise. Le décret stipule que les directives du Safer Federal Workforce Task Force fourniront des directives supplémentaires d’ici le 24 septembre.

b. Créez des politiques et des procédures et un mécanisme pour obtenir le statut vaccinal des employés et protéger les données.

je. Le carnet de vaccination doit-il être fourni ou une attestation suffit-elle ?

ii. Les ressources informatiques internes peuvent-elles créer le mécanisme ou doit-il être externalisé ?

c. Créez des communications pour les employés couverts qui ne sont pas vaccinés afin de faciliter leur vaccination.

2. Mettre à jour les politiques de congés payés

une. Mettre à jour les politiques de congés payés pour refléter la vaccination COVID-19 et le temps de récupération.

je. Faut-il prévoir des congés si l’employé peut se faire vacciner le week-end ?

ii. Des congés seront-ils accordés à ceux qui subissent une réaction au vaccin ?

b. Si le décret ne s’applique qu’aux employés directs, envisagez de facturer le temps directement, de la même manière que les coûts de congé COVID-19. Sinon, pensez à la frange ou à un autre bassin indirect auquel les congés sont accumulés.

3. Tenir compte des politiques en cas de non-conformité.

une. Mettre à jour les politiques de ressources humaines et former le personnel des RH pour répondre aux employés qui refusent la vaccination.

je. Ces employés recevront-ils une indemnité de départ en fonction des politiques existantes ? L’indemnité de départ est-elle un coût admissible?

ii. Ces employés se verront-ils offrir un poste dans une unité commerciale, le cas échéant ?

b. Envisagez des stratégies futures lorsqu’un employé clé sous contrat refuse de se faire vacciner.

Quelle est la prochaine?

Le Safer Federal Workforce Task Force est sur le point de publier des détails supplémentaires via un projet de clause et des orientations connexes d’ici le 24 septembre. et les sous-traitants à se conformer aux directives de sécurité sur le lieu de travail, et à toute exception aux directives du groupe de travail qui s’appliquent aux lieux de travail des entrepreneurs et des sous-traitants et aux personnes dans ces lieux travaillant sur ou en relation avec un contrat du gouvernement fédéral ou un instrument semblable à un contrat.

Restez à l’écoute.

Jay Shafir, directeur de la consultation pour les marchés publics de RSM, a contribué.

Vous pourriez également aimer...