Bien qu’il s’agisse d’un élément essentiel de la gestion d’une entreprise, la collecte des paiements des clients à temps est souvent l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les propriétaires et leurs équipes financières. Dans ce guide, nous expliquerons exactement à quoi ressemble une bonne politique de crédit, avec de nombreux conseils et des considérations plus larges.
Qu’est-ce que le contrôle du crédit ?
Le contrôle de crédit est le processus de vérification des clients ou des fournisseurs pour déterminer leur « solvabilité », c’est-à-dire s’ils sont susceptibles de vous payer à temps. Il fait également référence à toute mesure ou stratégie qu’une entreprise met en place – comme les plans de paiement ou le calcul du risque – afin de gérer et de maintenir le temps d’attente entre le moment où un service est fourni ou un client est fourni, et le moment où l’entreprise est payée.
Le terme « crédit » peut s’appliquer à une somme financière ou à tout produit ou service que vous fournissez d’avance avant que le paiement ne soit effectué. Non limitée aux seuls fournisseurs de cartes de crédit ou aux banques, toute entreprise de toute taille qui fournit des biens ou un service avant le paiement peut et doit avoir un système de gestion du crédit en place. Cela inclut la course vérifications de crédit d’entreprise, dont nous discutons plus loin dans cet article.
Pourquoi le contrôle du crédit est-il important ?
Sans un système de gestion de crédit robuste, la trésorerie de votre entreprise pourrait en souffrir. Faites les choses correctement et vous profiterez d’un processus transparent où les clients paient leurs factures à temps et vous gagnez en certitude sur les flux de trésorerie. En plus de faire fonctionner votre entreprise, être capable de comprendre vos finances est également essentiel pour identifier de nouvelles opportunités et domaines de croissance.
Ne pas utiliser les mesures de contrôle du crédit pourrait mettre en danger la santé financière de votre entreprise, réduisant le pointage de crédit de votre entreprise et empêcher l’accès aux financements critiques ou aux opportunités clients. Lisez notre guide pour en savoir plus sur l’importance du crédit aux entreprises et comment vous pouvez améliorer votre propre pointage de crédit d’entreprise.
Lorsque de mauvais processus de contrôle du crédit entraînent des problèmes de trésorerie, il peut être difficile de payer les fournisseurs, les frais généraux et parfois les salaires des employés. Au fil du temps, l’extension répétée de limites de crédit importantes aux clients qui ne respectent pas les délais de paiement pourrait mettre gravement en danger une entreprise, voire entraîner sa liquidation.
Comment identifier le risque de crédit
Avant de conclure ensemble un contrat, il est crucial d’entreprendre des recherches préalables pour s’assurer que votre nouveau client ou client est fiable. La conclusion d’un contrat formel ou d’une relation financière sans diligence raisonnable pourrait entraîner des problèmes à l’avenir. Effectuez toujours une vérification de crédit au préalable pour identifier tout risque potentiel et réduire toute incertitude, surtout si vous proposez des limites de crédit élevées et des conditions de paiement prolongées.
Un rapport de solvabilité vous donne une compréhension claire des modèles de paiement antérieurs, vous aidant à déterminer la solvabilité d’un client afin d’établir des conditions de paiement appropriées pour un contrat. S’il n’y a pas de drapeaux rouges, comme un faible pointage de crédit d’entreprise ou des jugements des tribunaux de comté (CCJ), vous devriez pouvoir conclure un contrat en toute confiance. Tout problème, comme un faible pointage de crédit d’entreprise, ne signifie pas nécessairement l’annulation d’un client, mais vous voudrez peut-être demander un paiement partiel ou initial avant de terminer les travaux.
Des outils tels que Experian Business Express ont été développés à cet effet. À l’aide d’une base de données puissante, il peut rendre compte de manière objective du véritable statut de crédit de toute entreprise. Des fonctionnalités supplémentaires telles que la vérification de l’identité permettent de s’assurer qu’un client est bien ce qu’il prétend être, en effectuant des recherches sur les directeurs de l’entreprise.
6 conseils simples de contrôle du crédit
En plus de la vérification du crédit des nouveaux clients, vous pouvez prendre un certain nombre d’autres mesures pour améliorer vos processus de contrôle du crédit et protéger vos flux de trésorerie.
- Vérifiez régulièrement votre livre des ventes
Votre registre des ventes doit toujours être tenu à jour avec autant de détails que possible sur chacune de vos ventes, y compris les crédits émis. Prenez l’habitude de consulter régulièrement le grand livre pour identifier les échéances de paiement à venir ou manquées. En signalant les problèmes dès le début, vous éviterez des dettes importantes et ingérables.
Des outils tels que notre Logiciel de gestion de grand livre peut vous aider dans ce processus, en fusionnant vos données de vente avec nos informations de crédit pour mettre en évidence les principaux débiteurs de votre entreprise.
- Privilégier la relation client
Votre entreprise repose sur de solides relations avec les clients, mais elle fait également partie d’un processus efficace de contrôle du crédit. En plus de vérifier la solvabilité des nouveaux clients, il est important de vérifier régulièrement les clients existants, car on ne sait jamais quand ils ont pu rencontrer des difficultés financières. Garder les lignes de communication ouvertes devrait les inciter à être transparents et à demander de la flexibilité si nécessaire. Si vous avez une relation de travail solide pour commencer, ils sont plus susceptibles de comprendre pourquoi vous devrez peut-être ajuster les conditions de paiement ou demander un paiement initial.
- Revoyez la conception de votre facture
Si vous passez souvent du temps à courir après les retards de paiement des clients, il est peut-être temps de reconsidérer vos processus de facturation. Soyez aussi clair que possible et simple à lire : vos clients ne paient-ils pas à temps simplement parce qu’ils ont mal compris la date d’échéance ?
Conservez les informations critiques telles que vos modes de paiement acceptés, les conditions de crédit et les dates de paiement en bonne place sur votre facture, et n’hésitez pas à les réitérer également dans vos communications avec vos clients. Un certain nombre de fournisseurs de logiciels spécialisés tels que Livres rapides peut automatiser ce processus, vous aidant à fournir des factures professionnelles à chaque fois.
Cela vaut également la peine de demander ce qui fonctionne pour vos clients. Certaines grandes entreprises peuvent avoir des règles strictes dictant des dates spécifiques auxquelles les factures doivent être reçues afin de respecter le cycle de paiement. Établissez autant de ces informations que possible, dès le début de la relation, pour aider à encourager les paiements à temps à l’avenir.
Si vous avez investi dans une solution telle que Experian Business Express alors vous êtes susceptible d’effectuer régulièrement des vérifications de crédit sur de nouveaux clients ou fournisseurs avant de travailler ensemble. Cependant, n’oubliez pas d’inclure également des contrôles réguliers sur vos clients existants, car leur situation peut changer soudainement.
Cela semble écrasant si votre entreprise fait face à plusieurs dettes impayées. Si vous êtes souvent dans cette situation, il est temps de revoir vos processus de contrôle du crédit.
En attendant, concentrez vos efforts sur la résolution des dettes les plus importantes qui ont le plus d’impact sur votre trésorerie. Cela aidera à protéger votre entreprise contre l’accumulation de dettes ingérables.
Si vos tentatives pour obtenir les paiements en souffrance des clients échouent et que la dette s’accumule, il est temps d’agir. le site du gouvernement décrit les étapes et les options disponibles pour le recouvrement des créances. Il s’agit notamment de la médiation, d’une action en justice ou de l’envoi d’une demande statutaire – la méthode appropriée dépend du montant de l’argent dû.
S’il n’y a pas d’autre choix que d’intenter une action en justice, vous devez d’abord informer formellement le client de votre intention. Cela se fait via une lettre avant action, expliquant votre intention d’engager une procédure judiciaire si la dette n’est pas résolue dans un délai spécifié.
Avant de vous lancer dans ce processus, prenez le temps de comprendre toutes les exigences et les conséquences d’une telle démarche ou engagez un professionnel du droit expérimenté pour vous aider.
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Gérer les payeurs à problèmes
Même avec les procédures de contrôle de crédit les plus efficaces en place, il y aura des clients qui ne paieront pas dans les délais convenus ou parfois pas du tout. La gestion des payeurs à problèmes n’est pas facile, mais il est crucial d’avoir un système en place pour récupérer les dettes impayées.
Lors de la mise en place d’un système de chasse aux dettes, vous devez vous mettre d’accord sur des termes tels que :
- À quelle vitesse devriez-vous commencer à courir après une date de paiement ?
- S’il y a beaucoup de dettes, lesquelles allez-vous régler en premier ?
- À quelle étape envisagerez-vous d’engager une action en justice ou de faire appel à une agence de recouvrement ?
Après avoir convenu d’une date pour commencer à régler vos dettes, lancez le processus de manière informelle par le biais d’une série d’appels téléphoniques ou d’e-mails. Expliquez que l’argent est dû et établissez quand vous pouvez vous attendre au paiement. Demandez le plus de détails possible dans votre réponse. Par exemple, un client est susceptible d’accepter d’examiner la question et de vous rappeler. Si c’est le cas, fixez une date et une heure précises pour discuter de la question ensuite. Si un client déclare qu’un chèque a été envoyé par la poste, demandez le numéro du chèque ou la date à laquelle il a été envoyé pour confirmer son authenticité. Gardez toujours une trace écrite de chaque conversation au cours de ces communications.
Si, après des chasses régulières, la facture n’est toujours pas réglée, vous devrez prendre des mesures supplémentaires pour éviter les problèmes de trésorerie.
Gardez vos communications polies et formelles et, plus important encore, suspendez la livraison de tout autre bien ou service jusqu’à ce que la facture impayée soit payée.
Options de recouvrement de créances
Il existe deux options pour régler les dettes des clients qui ont atteint des niveaux inacceptables. Le seuil peut être décidé par vous, mais généralement, si une dette est en souffrance depuis plus de 30 jours et que le client ne répond pas aux communications, il est alors temps d’initier le recouvrement.
- Une action en justice
Si vous décidez d’intenter une action en justice, vous pouvez engager un avocat ou choisir de le faire vous-même.
Un cabinet professionnel commencera par envoyer une lettre de réclamation (vous pouvez consulter un modèle ici) qui entamera la procédure judiciaire. En règle générale, cela fournit tous les documents justificatifs, tels que l’enregistrement des communications, ainsi que des informations sur la dette que vous essayez de recouvrer. Une date limite pour une réponse ou un paiement devrait également être incluse.
Cela peut suffire à résoudre le problème et vous pourriez recevoir un paiement. Si ce n’est pas le cas, votre avocat commencera à monter votre dossier.
Passer par ce processus sans avocat professionnel peut prendre beaucoup de temps et il y a un risque que vous vous trompez, mais c’est toujours une option que de nombreuses entreprises choisissent. Vous pouvez suivre les étapes pour faire un réclamation d’argent en ligne.
- Recouvrement de créances
Transférer la dette à un agence de recouvrement aide à alléger le fardeau d’une dette commerciale, permettant à un spécialiste d’accélérer le recouvrement des fonds, bien qu’il y ait des frais. Il va sans dire qu’ils doivent être réputés car leurs actions se reflètent sur votre entreprise.
Recherchez une agence enregistrée auprès de la Financial Conduct Authority (FCA) et appartenant à la Credit Services Association. Une bonne agence de recouvrement suivra toute la conformité de l’industrie et maintiendra une bonne relation avec votre client et ne l’intimidera pas.
Faire une réclamation au tribunal et utiliser une représentation légale pour percevoir les sommes dues à l’entreprise devrait être le dernier recours dans ce processus. En fin de compte, cela devrait se terminer par le paiement de ce qui vous est dû, mais se terminera presque certainement par la perte du client à long terme. Il est peu probable que vous rétablissiez un jour une relation professionnelle. Si vous pouvez parvenir à une conclusion satisfaisante avant cette étape, toutes les parties devraient en voir les avantages.
Le contrôle du crédit n’est pas une tâche facile – il exige de l’organisation, de la persévérance, du professionnalisme et de la compréhension. Mais en ayant mis en place des procédures et en les suivant étape par étape, vous pouvez minimiser les risques et les pertes financières, améliorer les flux de trésorerie et donc le succès et le bon fonctionnement de l’entreprise.
Une bonne gestion du contrôle du crédit nécessite de l’organisation, de la planification et un respect impitoyable des processus. Bien que parler à vos clients de leur capacité de payer puisse être une question sensible, le contrôle du crédit est également un processus standard qui devrait également les rassurer que votre entreprise est réputée et qu’elle fait preuve de diligence raisonnable.
