Pourquoi les contrôles du droit au travail sont-ils importants pour votre entreprise ?
Les contrôles du droit au travail sont essentiels – et non facultatifs – pour les employeurs britanniques, quelle que soit la taille de leur entreprise, afin de garantir la conformité légale et de protéger votre entreprise contre les risques. Ils vont au-delà d’une simple vérification d’identité et sont tenus de maintenir une main-d’œuvre légale et efficace. Choisir une solution qui couvre toutes les exigences du droit au travail, y compris le stockage sécurisé des données et la détection des imposteurs, permet aux entreprises de rationaliser le recrutement, de réduire les complexités de conformité et de se concentrer sur la constitution d'une équipe solide et talentueuse.
Que sont les contrôles du droit au travail ?
Les contrôles du droit au travail permettent aux employeurs de vérifier que leurs employés sont légalement autorisés à travailler au Royaume-Uni. Chaque entreprise doit effectuer des contrôles du droit au travail, quel que soit le poste. Produit frère de la vérification des antécédents, les vérifications du droit au travail jouent un rôle important dans la conformité pour les entreprises de toutes tailles.
Certains rôles peuvent nécessiter des vérifications d'antécédents supplémentaires, comme Vérifications DBS pour des évaluations de sauvegarde ou de situation financière.
Pour les ressortissants britanniques
Pour les ressortissants britanniques, le contrôle du droit au travail est généralement une exigence unique à remplir au début de l'emploi. La législation britannique impose aux employeurs de :
- Obtenir les bons documents pour prouver le droit d'un employé à travailler au Royaume-Uni
- Vérifier que la documentation est valide et conforme
- Copie la documentation et la conserver dans un dossier en cas d’audit.
Vous devez ensuite vous assurer que les dossiers sont conservés pendant au moins deux ans après que l'employé a quitté votre emploi, comme l'exige la loi britannique.
Pour les ressortissants non britanniques
Pour les ressortissants non britanniques, le processus du droit au travail peut être plus complexe. Certains ressortissants non britanniques peuvent avoir un statut établi, tandis que d'autres peuvent détenir des permis de travail à durée limitée qui nécessitent une vérification périodique.
Dans les cas où un statut de travail est limité dans le temps, envisagez d'utiliser un système qui stocke la date d'expiration et vous avertit lorsqu'il doit être renouvelé pour aider votre entreprise à rester conforme. Si vous externalisez une solution auprès d'un IDSP (Identity Service Provider), recherchez-en un qui propose cela.
Qu’est-ce qu’un IDSP ?
Un IDSP est un organisme externe qui peut utiliser l'IDVT (Identity Verification Technology) pour confirmer que la pièce d'identité fournie par un employé (par exemple, passeport ou permis de séjour biométrique) est authentique.
Il est important de noter que les contrôles du droit au travail vont au-delà du simple examen des documents d’identité. Les entreprises doivent adhérer à un processus structuré et approuvé par le gouvernement pour se protéger des sanctions en cas de problème. Cela implique de vous assurer que vous disposez d’une excuse légale pour chacun de vos employés et que vous pouvez en fournir la preuve si vous étiez audité.
Qu'est-ce qu'une excuse légale ?
Une excuse légale est une protection juridique pour les employeurs au Royaume-Uni cela permet d’éviter des pénalités lors de l’embauche du personnel. En suivant les étapes appropriées pour vérifier le droit au travail d'un employé, les entreprises peuvent s'assurer qu'il ne subira pas de conséquences si l'employé s'avère par la suite inéligible.
Essentiellement, avoir une excuse légale signifie que vous avez fait preuve de diligence raisonnable en vérifiant le statut professionnel d'un employé, ce qui vous donne une assurance juridique si jamais vous êtes audité.
Comment puis-je obtenir une excuse légale ?
Alors, maintenant que vous savez qu’obtenir une excuse légale est essentiel pour protéger votre entreprise contre d’éventuelles sanctions, comment procéder pour en obtenir une ?
Vous disposerez d’une excuse légale pour chaque employé si vous pouvez fournir :
- Preuve que tu obtenu, vérifié et copié documentation valide
- Le date que le contrôle du droit au travail a eu lieu
Si le contrôle du droit au travail a eu lieu à distance, vous devez également effectuer un contrôle d'imposteur le premier jour de l'emploi de la personne. Cela vérifie que la personne présentant les documents est bien la personne en question et vous pouvez le faire soit en personne, soit via un appel vidéo.
À retenir
Si vous ne complétez pas le contrôle d’imposteur pour une location à distance, vous n’avez pas l’excuse légale requise.
De nombreuses organisations ne réalisent pas que le fait de manquer un document ou de sauter une étape peut les exposer à des sanctions. Ainsi, en faisant preuve de diligence dans ce processus, vous pouvez protéger votre entreprise et minimiser les risques de non-conformité.
La manière dont vous stockez vos chèques du droit au travail est essentielle
Imaginez une grande entreprise avec des responsables du recrutement dans différentes régions, chacun responsable de ses propres processus de recrutement.
Bien qu'ils aient effectué des contrôles du droit au travail pour chaque employé, en raison du manque de procédures standardisées, chaque responsable a développé ses propres méthodes pour les réaliser et les conserver. Certains peuvent s'appuyer sur des documents physiques stockés dans des fichiers RH locaux, tandis que d'autres peuvent utiliser des feuilles de calcul ou un stockage dans le cloud sans pratiques cohérentes de tenue de dossiers.
Cette approche disparate signifie que si les forces frontalières du Royaume-Uni procèdent à un audit de l’ensemble du personnel, l’entreprise sera confrontée à un défi de taille. Il leur est demandé de fournir des justificatifs pour tous les salariés, mais les données sont dispersées dans de multiples formats et emplacements. Il peut être incroyablement long et coûteux de rassembler toutes ces informations, en particulier dans le cadre d'une date limite d'audit.
À retenir
S'assurer que vous disposez d'un processus de droit au travail et d'un système de stockage rationalisés dans l'ensemble de votre entreprise est fondamental pour protéger votre entreprise contre les pénalités.
