Comme nous l'avons vu récemment, les opérations et les priorités du financement fédéral se déplacent souvent avec de nouvelles administrations ou pendant l'incertitude économique. Les organisations qui s'appuient fortement sur le financement fédéral sont particulièrement vulnérables. Dans le contexte de la récente proposition de l'administration Trump de suspendre certaines catégories de dépenses fédérales, les organisations devraient considérer les meilleures pratiques suivantes pour atténuer la liquidité et le risque financier en raison de perturbations opérationnelles:
- Diversifier les sources de revenus, telles que la recherche d'autres opportunités de subvention ou de contrat, d'organiser des événements de collecte de fonds ou de collaborer avec des sociétés locales ou des organisations à but non lucratif
- Maintenir une communication claire avec les principaux partisans et ceux chargés de gouvernance
- Examiner régulièrement les réserves
- Établir une ligne de crédit pour couvrir les dépenses immédiates
- Élaborer un plan d'urgence
- Surveiller les flux de trésorerie
- Discutez tôt des implications d'audit potentielles avec vos auditeurs
Les agences fédérales sont chargées de déterminer quels programmes sont impliqués par les décrets. La seule façon pour un bénéficiaire de savoir avec certitude que son programme est affecté est de recevoir un avis écrit de son agent d'accord ou de son agent de subvention. Si les organisations reçoivent un avis qu'une sentence est suspendue, interrompue ou résiliée (entièrement ou partiellement), les bénéficiaires doivent consulter des conseillers juridiques et des conseillers.
Voici des suggestions pour améliorer les chances de recouvrement des coûts si un prix est interrompu:
- Lisez soigneusement toute avis de suspension d'attribution ou une pause pour des informations sur les coûts qui seront autorisés pendant la période de suspension.
- Lisez les conditions d'attribution et les suppléments d'agence applicables aux directives uniformes pour les dispositions qui traitent des suspensions pour suspendre les activités pour des raisons non disciplinaires. Par exemple, l'USAID aborde les suspensions à 2 CFR 700.14. D'autres agences ne traitent pas de suspensions non disciplinaires dans leur réglementation, et elles peuvent ou non inclure des conditions de récompense distinctes pour des suspensions ou des pauses non disciplinaires à la sentence.
- Pour les frais de pré-pause, les frais d'attribution admissibles en document engagés avant que la sentence ne soit interrompue, tous les rapports en cours liés ou autres livrables de récompense. Essayez de percevoir pour les coûts admissibles encourus avant la pause.
- Pour les coûts liés à la pause, suivez séparément les coûts (par exemple, la mise en place d'un code de charge distinct) qui sont liés à la pause (par exemple, les frais de lutte, les frais juridiques) et les coûts que vous continuerez à encourir qui sont inévitables ou nécessaires pour continuer rapidement Activités Si l'attribution est reprise (par exemple, les frais de location, la sécurisation des biens du projet). Gardez une documentation détaillée de vos efforts pour minimiser les coûts pendant la période de pause.
- Communiquez avec votre agent de subvention. Reconnaître la réception de l'avis de suspension ou de pause et confirmez que vous arrêtez les activités comme indiqué. Expliquez que certains coûts continueront d'être engagés et de fournir des estimations et des justifications pour les coûts liés à la pause.
Si un prix est résilié, voici quelques meilleures pratiques à considérer:
- Lisez l'avis de résiliation, notez la date d'entrée en vigueur et référez-vous au processus décrit à 2 CFR 200.340 «résiliation». Notez également tout règlement supplémentaire de l'agence applicable et les conditions d'attribution spécifiques portant sur le processus de résiliation.
- Documenter les coûts de pré-termination et les travaux en cours. Également séparément suivre et documenter séparément les coûts liés à la résiliation qui sont engagés pour clôturer le programme (par exemple, le temps du personnel pour clôturer les activités, les frais juridiques), y compris les coûts inévitables (par exemple, les frais de fournisseurs non remboursables et non remboursables, les coûts de rupture de baux ). Soyez prêt à justifier les coûts liés à la résiliation et à développer une demande écrite pour être remboursé de ces coûts.
- Encore une fois, communiquez avec votre agent de subvention. Reconnaître la réception de l'avis de résiliation et confirmez que vous vous conformez. Expliquez que certains coûts seront engagés pour fermer rapidement et de manière responsable des activités de récompense et fournir des exemples et des justifications pour les coûts liés à la résiliation. Indiquez votre intention de soumettre une demande de remboursement de ces frais de résiliation autorisés.
Pour en savoir plus sur le financement fédéral, visitez la page à but non lucratif de RSM.
Les organisations peuvent être prêtes à court terme pour toute pause de financement en créant un plan pour la façon dont les activités peuvent être enlevées, ce qui améliore les chances de récupérer les coûts liés à la pause. À long terme, les organisations peuvent atténuer le risque d'arrêts de n'importe quel bailleur de fonds en diversifiant les flux de financement de plusieurs donateurs.
Kristen Blandford a contribué à cet article.
